la soluzione
la soluzione Ho.Re.Ca Net nasce dall'unione dell'esperienza professionale e commerciale di esperti del settore con l'innovazione tecnologica del cloud computing che consente l'utilizzo distribuito di strumenti informativi affidabili per migliorare e semplificare la gestione degli acquisti.
Lo scenario commerciale tipico.
Lo scenario classico è quello di una catena di hotel, campeggi, villaggi turistici e bar, distribuiti sul territorio nazionale/internazionale, che effettuano singolarmente acquisti per la fornitura di prodotti di consumo (food e non food).In tale contesto gli svantaggi a livello gestionale, in particolare per le organizzazioni, sono:
- Contrattazioni con i fornitori separate con scarsa capacità contrattuale.
- Elevati costi di gestione.
- Difficoltà di controllare i prezzi concordati in fattura.
- Assenza di controllo dello stock di magazzino.
- Assenza di coordinamento nella definizione di ricette e menù.
- Ordini spesso effettuati su foglietti e pezzi di carta volanti.
- Difficoltà di controllo dei costi per Centro di costo.
La soluzione proposta si basa su un servizio commerciale a cui affidare la gestione delle trattative con i fornitori.
Tale attività si avvale di un Portale Web che consente di attivare una Gestione degli Acquisti centralizzata e coordinata.
Essa si articola nei seguenti moduli:
- Gestione fornitori e ordini.
- Gestione magazzino.
- Gestione costo del consumato.
- Gestione delle ricette e dei menù.
Il Portale WEB è già attivo ed operante su strutture alberghiere e permette agli utilizzatori di ogni singola struttura di gestire i fornitori ed ordini in maniera controllata e monitorata. L’utilizzo del software non prevede istallazioni ma il semplice impiego di un PC connesso ad Internet.
Architettura del sistema Ho.Re.Ca. Net
Gestione fornitori e ordini
Tale gestione consiste in:
- Gestione listini fornitori con griglia assortimentale x ciascuna struttura.
- Negoziazione centralizzata dei prezzi.
- Invio automatico degli ordini ad un indirizzo mail indicato dal fornitore.
- Controllo automatico dei prezzi praticati dal fornitore, con i prezzi negoziati, attraverso fatture informatiche inviate dai fornitori mensilmente.
Gestione costo del consumato
La definizione del «costo del consumato» e delle incidenze per centro di costo passa attraverso un monitoraggio mensile cosi strutturato:
- Alla fine del mese, il sistema definisce un inventario virtuale, costituito dalla somma delle quantità giacenti all’inizio del mese più la merce arrivata nel mese.
- La strutture redige l’inventario fisico di fine mese.
- Il sistema valuterà il costo del consumato per classe merceologica; (inventario virtuale meno inventario fisico).
- Il responsabile della struttura, attribuirà il costo del consumato, ai centri di costo della struttura ;.
Gestione ricette e menù
Il responsabile della struttura (o della catena) definirà un elenco di ricette con relativi ingredienti:
- Per ciascun ingrediente, indicherà ai responsabili ordini i prodotti da scegliere (tra i vari fornitori convenzionati).
- Il sistema è in grado di calcolare il costo per porzione, ricetta per ricetta, per ciascuna scelta di fornitori effettuata.
- Il responsabile della struttura (o della catena), definirà il menù, con periodicità da definire, con le ricette precedentemente inserite.
- I menù potranno poi essere richiamati e riutilizzati.
